会議で同じ議題がまた出てきて、決まらないことないでしょうか？
- 「この議題、前も出てきて蒸し返していない？」
- 「いつも討議はするんだけど、最終どうなったかがあやふや」
- 「一部の人だけが論議になり、我々関係なくて時間がもったいない」等々
今回は、会議でいかに決めるか、これをご提案します。
決まらない会議を「決める」には？
「会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってその責を取らず」
今回は、ことわざの真意に迫りたいと思います。
ぐるぐる回る「回議」を回避
今回は「会議で決まらない」、
これをどうするかというテーマでございます。
これもよく聞きますね、
「ぐるぐる会議が回ってるんですよ」と。
前回も出てきたんですけど、
またやってますよと。
会議が決まらないことで、
時間が浪費されていくと。
あるいは一部の人だけで議論になって、
向こうの方で何かやっていて、
関係のない人は手持ち無沙汰になってしまっている。
というような事はあるのかなと思います。
討議はするんだけど、
最終どうなったかわからないとかも含めて、
この会議が決まらないということで、
生産性が著しく落ちている場合を散見します。
そういう中で今回は、２つご提案をしてまいります。
会議の決定事項を明確にする
１つは会議の決定事項を、明確にするということです。
議事録を書いているけれども、書くことが目的になっていたり、
配布することが、目的になってないでしょうか？
何が決まったかが分からない。
そのために決定事項を配布する。
あるいは別途 議事録を作成するよりも、
ホワイトボードに決定事項の表を作っておいて、
一つずつ決まったことがあれば、記録していくと。
ホワイトボードが埋まらなければ、
何が決まったのかが会議では不明確であったり、
何もなかったということが分かりますので、
会議の決定事項を議事録として配布する。
あるいはホワイトボードに決定事項を書いて、
それを写真で撮って配布する。
そうすれば生産性も上がるかと思います。
意外とこういったところもやってない会議を見ますので、
会議の決定事項を写真に撮って渡す。
決定事項が不明確であれば、渡すことすらできませんので、
とにかくこの会議の決定事項にこだわる。
それを記憶に残すというご提案を、
まず１つ目としていたします。
いつまでに決めるか？
そして２つめは、
AさんとBさんの討議になってしまって、
他の方が蚊帳の外という場合が、意外と多いのではないでしょうか？
もう当事者でやってくれよと思ってるけれども、
上長であったりするとなかなかそれが言えない。
という風になっていないでしょうか？
ですから議長であったりタイムキーパーが、
そういったところをコントロールして、
その場で決めるということは、
その場で何かを決めるという事ではなくて、
「いつまでに決めるか」
これを決めて別途打ち合わせをする。
そういう時に（別途の打ち合わせで）、
詳細は決めてもらうということで、
全体会議ではそういった時間を取らない。
決めることをいつまでに決めると、
これが大事なことではないでしょうか？
仮にAさんとBさんで討議になっていて、
他の方が蚊帳の外になっている場合、
そのテーマについては、AさんとBさんでいつまでに決めるということを、
決定事項として書いておくということで、
対応いただけたらどうでしょうか？
とにかく会議っていうのは、
- 「会して議せず」
- 「議して決せず」
- 「決して行わず」
- 「行って責を取らず」
と、よく言われますけれども、
まずは「決める」ということに、
こだわっていただけたらと思っております。
会議で決まらないのは、
決めていないからではないでしょうか？
全メンバーそろって決めるという事を意識して、
一緒に取り組んで参りましょう。
今回は以上でございます。
ありがとうございます。
まとめ
会議の決定事項を、議事録のトップに表で残す
- 議事録を書くこと、配布することが目的になっていないか
- 何が決まったかわからない議事録では意味がない
- ホワイトボードに決定事項の表を書き、それを回覧する
会議メンバー全体に関わりのないことは、別途討議とする
- 「その討議は、当事者でやってくれよ」
- 会議で関係ない話や討議が続くと、会議の緊張感やリズムが大きく落ちる
- この場で何が決まったかだけでなく、「決めることを決める」期限を切る
水野からの問いかけ
- 会議で決めることについては現状何点くらいでしょう？（現在地の確認）
- 参画している会議で、サクサク決める会議と決まらない会議、どの様なものが頭に浮かぶ？
YouTubeでも詳しく解説しています
今回の、「会議で決まらないのは、なぜかわかりますか？【回議】」について、
YouTubeでも、わかりやすく解説しています。
ぜひ、動画でも「会議で決まらないのは、なぜかわかりますか？【回議】」について理解を深めてください。
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