毎月、毎週ある会議、生産性高めたいですよね？
- 「会議を主催するトップの話が独演会の様で長い」
- 「長いだけならいいけど、要領を得ない」
- 「厳しいことばかりで、前向きにやっていこうという気持ちが落ちる」等々
今回、会議の生産性を高める当たり前だけど意外とやっていないことをお伝えします。
会議の生産性を上げるには？
今回は、会議について皆さんと一緒に考えてまいります。
- 会議が長い
- 会議が延びる
- 時間が読めない
長くて要領を得ない会議の改善法
今回は「会議の生産性」ということで、一緒に考えてまいりましょう。
いかがでしょうか？
今リーダーとして主催している会議、
あるいはメンバーとして参画する会議、
いくつくらいあるでしょうか？
そしてそれは月にどのくらいの時間を、使っておられるでしょうか？
上に行けば行くほど 会議に関わる時間は、長いかと思われます。
その中でこの会議の生産性をあげることは、
仕事の生産性にもつながることではないでしょうか？
そういう中で 会議といえば、
「長いんですよね」という声をよく聞きます。
そして長いだけならいいのですが、
トップの独演会みたいになっていて、要領を得ないということで、
困っておられる場面もありますし、
自分がリーダーとして話すときも、
ついつい長くなってしまうという方もいます。
そういう中で、この長い あるいは要領を得ない、
それと共に 厳しいお話が多くて、
なかなかこう前向きに、会って色んな情報交換をしたり、
会議を使ってノウハウを横展開していく、
そういった会になかなかなっていないんだよ、
という声も聞きます。
その中で２つ、今回もご提案をしたいと思います。
「進行役」「タイムキーパー」を設置する
まずは生産性ということで、当たり前のことなんですけれども、
会議の 「進行役」は、決まっておられるでしょうか？
そして「タイムキーパー」は、決まっておられるでしょうか？
- 進行役
- タイムキーパー
タイムマネジメントするにあたって、
今現場がどうなっているのかということで、
決められたテーマに対して、
どれくらいの時間をかけるのか？
そしてそれに対して、今どれくらい差異が出ているのか？
進んでいるのか？
あるいは遅れているのか？
こういったところでございますよね。
そしてこの「タイムキープ」ということで、
それを明確にするには「時間をきちんと計る」、
ということが当たり前のことなんですけれども、
意外と会議となれば、「生産性」「生産性」という割には、
この「タイムキーパー」を設置していない、
ということが あるのではないでしょうか？
まずはこういったところから、リーダーとして権限を与えて、
一緒に会議をつくっていく、
一緒に会議の生産性を高めていくという、
取り組みをなされてはいかがでしょうか？
これがまず１点目でございます
「戒議」になっていないか？
そして２つ目は、
会議の「会」が、
戒めの「戒」になってないでしょうか？
厳しいことを言うことももちろん大事です。
できてないことをできるようにするために、
ここができてないんだということを、
言うことは大事なのかもしれません。
しかしながら それだけで、前向きな討議になってない。
一方的なお叱りだけになっている場合、
というのを割りと目にしたり、
あるいは会議の参画メンバーから、
出てくる時もあるのではないでしょうか？
だからこそ 我々リーダーは、
あるいは会議を主催する者として、
不足を嘆くことも大事かもしれませんが、
不足を嘆くのではなくて、
今現状あるものに感謝をすること。
こういったところが、やはり大事ではないでしょうか？
会議の冒頭での第一声は？
会議の冒頭で 第一声を、
どのように始めておられるでしょうか？
私が参画する会議では、
そこの経営者が、
「日頃 現場で忙しいなか、本当にありがとう」
ということを、第一声から伝えていくっていうことを、
取り組まれておられます。
そしてうまくいった話、あるいは成果が上がった話、
こういったものをきちんと入れながら、
ここが足りてない ここを変えていこう、
ということとのバランスを考えながら、
進めておられるのかなと強く感じております。
感謝の言葉は 人をすごく、元気にするのかなと思っています。
「癇癪」の「く」の字を取って
ただ「感謝」という言葉があります。
癇癪のくの字を取って、
ただ「感謝」ということで、
ここが足りてない、
ここがまだまだだという気持ちは、
リーダーとしてもちろん先を見通す中で、
見えておられるのかもわかりませんが、
現状たどり着いたところまでに対しての、
メンバーへの感謝。
こういったこととのバランスを、
高めていけたらと思っております。
今回はここまでです。
ありがとうございました。
まとめ
会議の進行役とタイムキーパーを設ける
- リーダーが会議の全てを仕切ろうとしてないか
- 進行や時間に関する権限を、メンバーに渡す
- 会議のテーマ検討で、何が大事か
リーダーとしての第一声は
- 日頃の現場での取り組みに感謝する言葉『ありがとう』
- 不足を嘆くのではなく、有るものに感謝
- かんしゃくのくの字を取って、ただ感謝
水野からの問いかけ
- 会議に関わる回数や時間は、どれ位でしょうか？（現在地の確認）
- 会議でのムダ・ムラ・ムリで感じていることは？
YouTubeでも詳しく解説しています
今回の、「【会議の生産性を上げる】会議が戒めになってしまう「戒議」とは？」について、
YouTubeでも、わかりやすく解説しています。
ぜひ、動画でも「【会議の生産性を上げる】会議が戒めになってしまう「戒議」とは？」について理解を深めてください。
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