事例体験から学びたい!

優先順位を見極めるともう時間に追われない

優先順位の意識を持っていますか?

 先月、事務所に二人の新人が入った。我々のチームで大切にしている考え方、今後取り組んでもらう業務等、様々な確認や引継ぎが行われた。

 そのような中で、創業当時から各メンバーが日々取り組んでいるフォームについても説明と確認の場をもった。
それは、「志事(仕事)優先順位表」と呼んでいるものだ。
最小限の時間で最大限の成果を生み出すために、スタッフ個人個人が毎週金曜日に翌週の業務を全て洗い出し、重要度と緊急度から優先順位を明確にする。
スタッフは常にこの「優先順位表」を手元におき、業務に取り組んでいる。

 経営コンサルタント志望の新人の一人と、先日この優先順位表のことを話していた時のことだ。
「あの優先順位表を家族にも薦めたのですよ・・・」
「『日頃やろうと思ってできずに、たまっていることが嘘の様に片付くよ』って話しました」と彼。
「優先順位を明確にすることで、それをやらない場合とは大きな違いが生まれる!」

わずか数週間で周りの人にもそのことを話し、徹底して取り組もうとする姿勢にたくましさを感じたものである。

実行できているか客観的な視線で自分をみる

 新人の二人を迎え入れる中で、私自身が優先順位に関する「基本」を再度振り返る機会を得たように想う。
そこには「基本とは初歩ではなく、もっとも大事なことである」という考えがあったのは言うまでもない。

さっそく優先順位に関する自分の実態(ちょっと大げさではあるが)について見つめ直してみた。
その際大事にしたことは、「自分が知っている」、「理解している」ではなく、果たして「自分が実行しているか」という視点からである。

  やってみると、そこには自分が認めたくない様な事実が浮かび上がってきた。
具体的には、優先順位の高いことがそのままになっている。
朝一番にやっていたのは、何と郵便物の開封や、メールマガジンのチェック等、さほど重要でない取り組みやすいことが多かったことだ。

今日中に結果を出すことは優先順位で明確にしていたが、その明確にしていた優先度の高いことを午後になって初めて取り組むという日もあるという状況が浮き彫りになった。

最小限の時間で最大限の成果を生み出すには

 優先順位への徹底した取り組みの中で、ある言葉が急に輝きだした。
その言葉とは「すべてのことをするだけの時間はないが、最も重要なことをする時間は十分ある」(ブライアントレーシー著 「カエルを食べてしまえ」より)というものである。

  優先順位を明確にしても、必ずしも決めた通りにやっていない
そこでまず、出社してから始業までの時間をゴールデン時間と決めた。

この時間は、今日一日この業務が完了すれば、その日の志(仕)事は終わったのも同然という、優先順位の高いことしか取り組まないと心に決めた。
たとえ急ぐ仕事があっても、気になることがこころに浮かんできても、メモに控えておきその後の時間帯にまわすことにした。

  そこから生まれてきたのは、当然のことながら全体の業務が確実に前進するのを実感できたのである。
やることをやっていない時のあの何かに追われているような気分や、不安、イライラといったものが以前と比べてグーンと減ってきたことも見逃せないことだった。

優先順位を生活・志事(仕事)の中での実践するには

 今回、「これまで優先順位を明確にしていたが、果たしてどの程度それに基づいて実行しているのか?」と改めて自分自身を見つめた。

  そこには新たな発見があった。それは、「これまで以上にさらに努力を積み重ねることで、多くのことを実行する」という発想でよいものかということであった。
それでは、時間を味方に付けて人生を豊かにすることからはますます遠ざかっているように感じたのである。
一般的に人間は以前にも増して多くのことを実行できるように人一倍努力をしている時、成果が充分にあがらないのは自分の頑張りが足りない様に思いがちだ。
そこが意外に盲点になって、小さな事をやらない勇気、後回しにする勇気、全てをやろうとしない踏ん切り等々が、むしろおろそかになっている場合が多いのではないだろうか。

  こういうことを通じて、多くを実行しようとする努力よりも、優先度の低いことをやらないという勇気ある決断が、全体での成果を確実にすることを確認できたように感じている。

  あなたご自身は何を感じられ、どのように進めておられますか?

優先順位を実行するための言葉

  • 「最小限の時間で最大限の成果」
  • 「徹底して取り組もうとする姿勢」
  • 「基本とは初歩ではなく、もっとも大事なことである」
  • 「自分が実行しているかという視点」
  • 「すべてのことをするだけの時間はないが、最も重要なことをする時間は十分ある」
  • 「優先度の低いことをやらないという勇気ある決断が、全体での成果を確実にする」

自分を見つめる問い掛け

  1. あなたの日々の優先順位は明確ですか、またその優先度に基づき実行されておられますか?
  2. あなたはどのような自分である時、時間や、やるべきことに追われず、こころの安らぎを保ちつつ、成果をあげることができますか?

(2019年9月5日リライト)

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