時間泥棒に振り回されず、仕事の時間効率化を実現しよう!

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1.人から時間を奪い、遅刻・遅延することを軽く見るビジネスマン事例

先日、出向いたビルでエレベーターのメインテナンスにまつわるトラブルの場面に出くわした。メインテナンス終了予定の12時30分を40分過ぎた13時10分になってもいっこうに使用できないままなのである。しかも、遅れていることや、復旧見込み等一切の連絡(張り紙とか管理事務所への連絡)もなかったのである。

昼食や用事を済ませ終了時刻に余裕をみて戻ってきたが、少し待っても動かないので時間をつぶしにまた外に出て行く人。エレベーター会社に連絡し何分待っても動かないので、あきれ顔で階段を昇っていかれる方もおられた。

この日、私は足が不自由ながらも遠方からお越しになられる経営者の方と、このビルで重要な打合せを予定していた。定期メインテナンスのことを事前に知り、多少遅れることも想定して時間を繰り下げて予定を組んだ経緯があった。

そこで、電話連絡でらちがあかない状況を打開するため、自らが動いた。エレベーターが停止し作業をしていると思われる11階まで行き、直談判に及んだのである。

ところがその時の対応は、信じがたいものであった。「想定外のことに時間が掛かりまして・・・」「苦情の電話が何本も入り、センター(本社)からすぐに動かすようにと連絡はあったのですが・・・」「苦情を頂戴した方への状況説明も指示されていたのですが・・・」等々遅刻・遅延の言い訳のオンパレードなのだ。

自分が起こしていることの重大さにまったく気づいていない。そこには自己都合だけがあり、ユーザー(お客様)不在の対応で、聞くだけで属する会社と担当者のレベルがわかる内容であった。

後ほど形だけの謝罪に来た上司もただ謝るだけで、「人から時間を奪うことがどれだけ重いことなのか」という認識をまったく持ち合わせていないのにまた驚いた。“これが第一戦のビジネスマンの姿勢、リーダーの姿勢か”と今更ながらに大きな疑問をもったのである。

時間に対して、特に“人の時間を奪うことに対する認識のなさ”は大変なことである。

2.時間泥棒にとどまらず、瞬間的殺人

時間は万人にとって共通の財産(資産)」である。それは、お金や人脈とは違って、唯一増やしたり、ストックできない性質のものだ。

その貴重な資産を奪うということは、ある面犯罪に近い。「時間泥棒」という言葉にも、極めて重い意味があるように想う。それどころか、遅刻をする、期限を守らないことで他人の時間を奪うことは、「瞬間的殺人」ともいえるのではないだろうか。

40分遅刻をすることは、40分その人の人生を奪ったということなのだから。

3.時間の効率化をはかるには、リーダーの明確な指示・依頼から

「時間泥棒」、「瞬間的殺人」という視点で、自分を含めた様々な経営者の行動や取り組んでおられる業務を見渡してみた。具体的な問い掛けとしては、「リーダーとして、周囲の人の時間を奪っていないだろうか?」というものであった。

そこには、これまでリーダーがメンバーから知らず知らずのうちに時間を奪っていたことの数々が浮かび上がって見える想いがした。

それは、「方針・目標が抽象的で明確さがない」、「優柔不断で決断しない」「判断を先送りにする」、「(前からわかっていることを)ギリギリになってから依頼する」「(全体都合ではなく、自己都合だけで)スケジュールや期限を変える」等々。

経営の場でリーダーはメンバーに効率を求めることが多い。しかし、周りに効率化を問う前に、リーダーとしての自分自身の方針・目標・結果のイメージを明確にし、具体的な指示・依頼を出すことには無頓着になっている面があるのではないかと実感したのである。

どのように実行するか(戦闘レベル)という段階でいかに効率化を図るかではなく、何をやるか(戦略レベル)という段階で、方針や指示・依頼事項を明確にすることで、より時間を味方につけることができるのではないだろうか。

4.取り急ぎ、リーダーが取り組めることは、スケジュールの先見先手先行管理

リーダーがメンバーに与える影響力の大きさを今更ながらに実感すると共に、徹底して実践していくテーマが明確になった。それは、「先見・先手・先行」である。1週間後、1ヵ月後、1年後のスケジュールを見る。先に手を打てることは何かを明確にし、周りに依頼をする。それに合わせ、自らも行動を起こす。

リーダーが先を見て、方針・依頼事項を徹底することで、チーム全体の時間効率は間違いなく高まる。まさに時間を味方にしたことの効果といえる。

そのためには、まず時間効率を他に求める前に、リーダー自らが方向性を明確にする覚悟を決めることが大切だ。

人の時間を奪ってはならない」――これをリーダーとしての戒めとしたいものだ。

あなたご自身は何を感じ、何にとり組んでおられますか?

5.リーダーに提案する言葉

  • 「人から時間を奪うことがどれだけ重いことなのか」
  • 「時間は万人にとって、共通の財産(資産)」
  • 「時間は唯一、増やせずストックできない貴重な財産」
  • 「時間泥棒・瞬間的殺人」
  • 「時間効率を他に求める前に、自らの方向性を明確に!」
  • 「先見・先手・先行」

6.時間効率化を見つめ直すリーダー自身への問い掛け

  1. あなたはリーダーとして、周囲の人の時間を奪っておられないでしょうか? また、奪っているとすればご自身のどのような点が影響していると感じられますか?
  2. あなたはチーム全体の効率化を高めるために、自らが実行することは何だと決意されましたか?

 

(2019年7月8日リライト)

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